[DATA - 004] Lỗ hổng chi phí của Bạn đang ở đâu?

00420182010

Có bao giờ Bạn tự hỏi mình mất bao nhiêu chi phí cho những chi phí này chưa?

1. Chi phí Cơ hội?

2. Chi phí Thời gian?

3. Chi phí cho những Bài học, kinh nghiệm đắt giá mà Bạn đã phải trải qua?

4. Chi chí của sự Tâm huyết, cống hiến (công sức) của Bạn?

Trong Doanh nghiệp cũng vậy, những lỗ hổng chi phí luôn ở khắp mọi nơi. Tại đó có thể Bạn chưa nhìn thấy hoặc đã thấy nhưng chưa đo lường được mặc dù nó không hề nhỏ.

Quản lý dữ liệu là một trong những vấn đề Bạn không nên đánh giá thấp và Bạn sẽ rất bất ngờ với những con số biết nói của chúng tôi

Vấn đề không phải của riêng ai?

“Tôi đã có một bài học xương máu cho việc không coi trọng xây dựng hệ thống, nền tảng cho Doanh nghiệp. Chỉ tập trung tìm kiếm khách hàng cho đến khi Công ty bị mất toàn bộ dữ liệu do nhân viên nghỉ việc chỉ sau mấy ngày tôi đi công tác về.
Tôi thực sự hoảng hốt và thấm thía, Doanh nghiệp của tôi quá phụ thuộc vào yếu tố con người. Quản lý con người là rủi ro lớn nhất của hệ thống”.
Ông Nguyễn Thành Nam- Giám đốc Công ty Cổ phần T*e*V**T chia sẻ

Lỗ hổng chi phí của Doanh nghiệp ở khắp mọi nơi?

Mỗi ngày chúng ta trung bình mất khoảng 30 phút – 2 giờ đồng hồ cho việc tìm kiếm dữ liệu (Theo Báo cáo của Gartner)

Hơn 53% các tổ chức vẫn còn sử dụng các quy trình thủ công cho việc lưu trữ, chia sẻ tập tin (Nghiên cứu của AIIM)

Một nghiên cứu của Xerox chỉ ra rằng hơn 45% giấy văn phòng bị loại bỏ đã được ném ra vào cùng ngày nó được in ra. Rất nhiều thời gian và chi phí đang bị lãng phí cho việc in ấn, phân chia…tài liệu. Trong khi đó, chi phí vòng đời của Một tài liệu giấy có thể vượt quá 20$.

Thực tế Doanh nghiệp Bạn thì sao?

Với 2 góc nhìn sau, Bạn sẽ thấy rõ lỗ hổng chi phí của Doanh nghiệp

1. Chi phí thời gian của Doanh nghiệp

***Bạn sẽ bị mất/lãng phí 9.6 triệu đồng/tháng; 115.2 triệu đồng/năm. Con số này tiếp tục tăng lên rất nhiều nếu số lượng nhân sự của Bạn tăng.

2. Chi phí cho sự ổn định của Hệ thống

Chi phí này Bạn là người biết rõ nhất khi đã từng hoặc đã thấy, đã chứng kiến hậu quả, thiệt hại nó gây ra

Nhân viên nghỉ việc, Dữ liệu theo đó cũng “nghỉ việc” luôn
Mỗi khi có sự thay đổi về Nhân sự, Bạn mất rất nhiều thời gian cho việc bàn giao, chuyển giao hướng dẫn sử dụng Dữ liệu cho Nhân sự đó.

Đọc thêm: Check list thiết kế Website- tiết kiệm thời gian, tăng thứ hạng với google

Thay đổi tư duy làm thay đổi chi phí

Hôm nay, ngày mai, hay trong 5 năm tới?

Sử dụng một chút thời gian trả trước có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian sau này

1. Cải thiện năng suất

Dữ liệu được tổ chức, lưu trữ tập trung, tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc tìm kiếm và chia sẻ dữ liệu, tiết kiệm tối đa 90% thời gian làm việc của nhân viên. Lưu trữ Dữ liệu An toàn - Bảo mật

Lưu trữ đám mây dần được các Doanh nghiệp sử dụng, chuyển sang tổ chức Dữ liệu không giấy tờ.

2. Quản lý thông tin được cải thiện

Tạo quy tắc quản lý dữ liệu, cung cấp cho Bạn một phương pháp chuẩn. Bạn làm được nhiều việc hơn với lượng thời gian ít hơn.

Sắp xếp, phân loại Dữ liệu
Chuẩn hóa cách đặt tên tệp, thư mục
Quản lý các phiên bản tệp (File versioning)
Giảm thiểu 53% quy trình tìm kiếm, chia sẻ tài liệu một cách thủ công.
Mang lại sự dễ dàng và rõ ràng về cách truy cập thông tin quan trọng, đảm bảo hiệu quả công việc ngay khi có thể.

3. Môi trường làm việc di động

Cách mạng công nghệ 4.0, các doanh nghiệp ngày càng phát triển, truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi một cách hiệu quả.