[DATA - 007] Hành trình đi tìm lại những Dữ liệu bị đánh mất bởi nhân viên nghỉ việc

00720181117

Odoo image and text block

Mất toàn bộ Dữ liệu quan trọng chỉ sau 3 ngày đi công tác về.


"Thật sự đến bây giờ tôi vẫn không thể nào quên được cảm giác bàng hoàng, lo lắng mọi thứ gần như sụp đổ bởi chỉ sau 3 ngày tôi đi công tác về, Dữ liệu quan trọng bị mất hoàn toàn.


Lúc đó tôi đã nghĩ, Dữ liệu của 15 năm tôi xây dựng cho Doanh nghiệp mất hết thế này thì mất bao lâu tôi mới làm lại được? Tôi sẽ phải bắt đầu từ đâu? Hàng loạt các câu hỏi đặt ra bế tắc".

Cảm xúc của chị Minh ChâuGiám đốc Công ty Sở hữu trí tuệ đang Doanh nghiệp hành nghề Nhãn hiệu hàng đầu châu Á năm 2017 do tạp chí Asia IP bình chọn.

Odoo image and text block

Tôi đã phải 'trả giá' cho việc 'xem nhẹ' việc Quản lý chúng


Tại sao lại là ''xem nhẹ''?  Chúng tôi làm việc với rất nhiều Khách hàng nước ngoài (thường các Công ty nước ngoài sang đầu tư tại Việt Nam họ sẽ làm việc với chúng tôi để bảo hộ Nhãn hiệu của họ).


Tôi đã học được cách quản lý của họ tuy nhiên chưa thực sự làm. Thực tế khi Bạn đến Doanh nghiệp tôi bạn cũng đã thấy, Công ty tôi chỉ có 30 nhân viên. Hệ thống IT của tôi cũng có: Máy chủ, hệ thống mạng ổn định, có phần mềm chuyên ngành để làm việc và cộng tác nhóm, có phần mềm giao việc, tất cả các phần mềm chúng tôi sử dụng đều có bản quyền".


Nhưng rõ ràng, phải có vấn đề nên mới bị mất Dữ liệu? Và chị Minh Châu hoàn toàn hiểu việc sao lưu, dự phòngBảo mật Dữ liệu của Công ty chị đang là vấn đề cần giải quyết.


    Chị Minh Châu đã lấy lại 15 năm Dữ liệu như thế nào? 

    Tôi bắt đầu bình tĩnh hơn sau 1 buổi sáng hoang mang kiểm tra tất cả các máy tính có các Dữ liệu quan trọng bị đánh mất.

    Thật may mắn, hy vọng đã loé sáng do cách đây gần 1 năm có 1 lần máy tính của chính tôi Ổ cứng gặp vấn đề. Tôi có gọi bên dịch vụ máy tính đến kiểm tra họ nói rằng: Ổ cứng của chị có khả năng hỏng rất cao. Tôi đã sao chép Dữ liệu trong ổ cứng đó ra một Ổ cứng khác và thay ổ cứng mới.

    Bạn biết không? Tôi vui sướng đến nỗi nghĩ rằng mình phải cảm ơn chân thành đến bạn kỹ thuật đã nói với tôi ổ cứng của chị sắp hỏng. Lúc đó có cho tôi 50 triệu tôi cũng không hạnh phúc bằng Dữ liệu của mình còn có thể được lấy lại.

    Tôi đã gọi điện cho chính bạn kỹ thuật đó đến kiểm tra và hồi hộp theo dõi. Dữ  liệu quan trọng của tôi đã lấy được đến 70%. Đối với tôi, 70% dữ liệu có được là điều vô cùng tuyệt vời và vô cùng may mắn.

    Mất bao nhiêu chi phí cho 30% Dữ liệu bị mất?

    Nói đến thiệt hại thì tôi đã lạc quan cho rằng đó là học phí thì đúng hơn. Chỉ có điều học phí hơi cao.

    • Tôi phải lên kế hoạch tạo lại, làm lại và xây dựng lại ngoài công việc vẫn đảm bảo tiến độ  dự án hàng ngày

    • Phối hợp với các bộ phận, rà soát thu thập các nguồn dữ liệu từ: Email, skype, tin nhắn để tổng hợp lại

    • Mất gần 3 tháng để làm tăng cường sau giờ làm và cả thứ 7, chủ nhật. Thời điểm đó, 1 ngày nghỉ đối với chúng tôi được cho là quá xa xỉ

    • Chi phí hỗ trợ cho nhân viên làm thêm giờ

    Đúng là làm đi không bằng làm lại.

          Bước tiếp theo của chị Minh Châu là gì?

          Bằng trải nghiệm xương máu của mình, và đương nhiên thay vì 'xem nhẹ' tôi đã chuyển trạng thái thành thứ tự ưu tiên hàng đầu trong việc quản lý Dữ liệu của Doanh nghiệp mình. Tôi đã tìm kiếm những giải pháp và tìm được một đối tác có thể tư vấn giải quyết các vấn đề có khả năng tương lai nếu không quản lý có thể gặp phải đồng thời loại bỏ ngay nguy cơ mất dữ liệu như trường hợp của tôi.

          Tôi mong muốn chia sẻ tới các Bạn đặc biệt là những người quản lý, tôi đánh giá rất phù hợp với những Doanh nghiệp chưa có định hướng về Dữ liệu, chiến lược về Dữ liệu nên tham khảo để tránh gặp trường hợp như của Công ty tôi, đó là: 

           
          1. Hãy lưu trữ Dữ liệu tập trung



          Thay vì Dữ liệu phân tán ở khắp mọi nơi: máy tính cá nhân, google drive... của từng người, Dữ liệu của Doanh nghiệp sẽ được lưu trữ tập trung tại một nơi (Lưu trữ Cloud hoặc tại Máy chủ của Doanh nghiệp Bạn).
          Dữ liệu tập trung tốt nhất nên đảm bảo: 


          • Truy cập dữ liệu không cần sử dụng trình duyệt web. 

          • Tốc độ truy cập  làm việc trên Kho Dữ liệu tương đương với tốc độ làm việc trên máy tính  nhân tại văn phòng của Bạn

           2. Tổ chức, sắp xếp lại dữ liệu số của Doanh nghiệp

          Odoo CMS- Sample image floating


          Tạo quy tắc quản lý dữ liệu, cung cấp cho Bạn một phương pháp chuẩn.
          Sắp xếp và phân loại Dữ liệu thành các ‘Tủ’ tài liệu một cách có quy tắc, là nơi lưu Dữ liệu để Bạn có thể tìm thấy:

          • Nhóm theo Thư mục: phòng ban, khách hàng, sản phẩm, người dùng...

          • Từng ngăn ‘Tủ’ sắp xếp theo thời gian

          • Không hỗn hợp giữa dữ liệu làm việc và dữ liệu cá nhân

          Chuẩn hoá cách đặt tên tệp, thư mục: Dữ liệu trong các ngăn ‘Tủ’ của Bạn sẽ được đặt tên theo tiêu chí quy định phù hợp với DN Bạn

          Quản lý các phiên bản tệp (File versioning)

           
          3. Thiết lập chính sách quyền truy cập


          Bạn có chìa khoá thì sẽ mở được tủ. Tủ của bạn chỉ được mở khi đúng chìa khoá.

          Chính sách quyền truy cập (phân quyền người dùng, phân quyền dữ liệu) giúp Bạn xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn sử dụng Dữ liệu. Tại đó Bạn có thể nhìn thấy, làm việc và tương tác với Dữ liệu chung liên quan đến công việc của Bạn.

          • Bảo mật nâng cao và nhiều lớp (4 lớp): Lớp mạng, Lớp xác thực người dùng, Lớp phân quyền, Lớp chính sách hạn chế truy cập

          • Thiết lập các chính sách và các ứng dụng phần mềm chống thất thoát dữ liệu., mã hoá dữ liệu

          • Ngay cả khi Dữ liệu có được Copy sang ổ cứng, USB hay một công cụ nào khác thì Dữ liệu đó cũng sẽ bị mã hoá không đọc được


          4. Hãy luôn đảm bảo Dữ liệu của Bạn luôn sẵn sàng khi Bạn cần


          Sao lưu đa tầng:

          • Tầng 1: Snapshot toàn bộ dữ liệu ngày 2 lần

          • Tầng 2: Backup bằng phần mềm chuyên dụng, tự động sao lưu hàng ngày

          • Tầng 3: Đồng Bộ DC-DC theo từng phút

          Giúp ngăn ngừa việc mất, thất thoát dữ liệu , virus tấn công, mã hóa đòi tiền chuộc do vô ý hoặc cố ý của con người và các phần mềm độc hại.


          5. Báo cáo truy cập Dữ liệu



          Giúp bạn truy vết các giao dịch, hành động với Dữ liệu của Bạn. Điều này rất quan trọng giúp cho chị Minh Châu có căn cứ, bằng chứng xác định được 'Thủ phạm' xoá dữ liệu, sao chép dữ liệu một cách bất hợp pháp.

          Cho Bạn cái nhìn tổng quan các sự kiện tương tác Dữ liệu theo thời gian thực

          Báo cáo truy cập Dữ liệu: Ai truy cập?Truy cập vào Dữ liệu gì?Truy cập ở đâu?Thời gian truy cập?Tương tác gì với dữ liệu?

          Còn Bạn? Thật sai lầm khi nghĩ rằng? 

          Mình Công ty nhỏ không cần tính hệ thống, sai đâu sửa đấy, vẫn đang hoạt động tốt, đó giải pháp của Công ty lớn?
          Sử dụng một chút thời gian trả trước, chi phí trả trước sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí thời gian sau này!


          Tải file

          Chia sẻ tới cộng đồng     

          Hãy tham gia vào Dòng tin xã hội 
          của chúng tôi

          Giúp Bạn có thêm được kiến thức và trải nghiệm từ những Câu chuyện thực tế và thành công của Khách hàng.      

          Những kinh nghiệm tuyệt vời trong quản lý và vận hành Doanh nghiệp

          Chia sẻ các kỹ năng làm việc để tăng năng xuất và hiệu quả trong công việc

          Bản tin luôn cập nhật hàng tuần

          Nhập email của Bạn để nhận Bản tin trực tiếp từ E-Data   

          Đăng ký nhận tin


          Go to top