Các phương pháp tổ chức và sắp xếp dữ liệu cần phải biết

Sử dụng tập tin

Ở thời kỳ đầu của việc ứng dụng tin học trong quản lý, người ta thường sử dụng nhiều tập tin để có thể lưu trữ dữ liệu. Theo đó, nhằm thuận tiện hơn trong việc thao tác với các tập tin này, người ta xây dựng nên những ứng dụng khác nhau. Có thể kể đến một số ứng dụng như tính hàng hóa xuất nhập, tính điểm trung bình, kết quả kinh doanh,…

Tuy nhiên, phương pháp tổ chức và sắp xếp dữ liệu này còn nhiều bất cập. Do dữ liệu có thể được thao tác từ các chương trình khác nhau nên vấn đề an toàn dữ liệu, sự phân tán của dữ liệu và các phiền toái xảy ra trong quá trình hiệu chỉnh là những bất cập mà người dùng phương pháp này gặp phải.

Sử dụng bảng dữ liệu

Ở một số cơ quan, doanh nghiệp, người ta tổ chức dữ liệu bằng các bảng dữ liệu. Những bảng này sẽ được xử lý bằng các công cụ như MS Excel. Đây là phương pháp vô cùng đơn giản nếu bạn lưu trữ những dữ liệu nhỏ và yêu cầu xử lý không phức tạp.

Mặt khác, đối với những dữ liệu lớn hay lưu trữ các tập tin quá nặng thì quá trình xử lý trở nên không hiệu quả. Những sai sót có thể dễ xảy ra hơn khi khối lượng dữ liệu quá nhiều.

Đối với cả hai phương pháp tổ chức và sắp xếp dữ liệu bằng việc sử dụng tập tin hay bảng dữ liệu, những tập tin đều chỉ có ý nghĩa nhằm chứa bảng dữ liệu mà không liên kết với nhau.

Sử dụng cơ sở dữ liệu

Có thể nói, sử dụng cơ sở dữ liệu là phương pháp tổ chức và sắp xếp dữ liệu được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Tất cả các dữ liệu sẽ được tối ưu tổ chức từ những khuôn mẫu nhất định có tính thống nhất chặt chẽ. Khác với những bảng dữ liệu thông thường, cơ sở dữ liệu được tổ chức theo mô hình quan hệ và các tập tin dữ liệu có thể liên kết với nhau.