'' Tấn công mạng không chỉ là mối nguy hiểm lớn với những tập đoàn đa quốc gia mà cũng là mối đe dọa đối với cả những doanh nghiệp nhỏ.
Theo một báo cáo của Hiệp Hội Doanh nghiệp Nhỏ Quốc gia, 50% số doanh nghiệp nhỏ đều đã bị tấn công mạng vào năm 2014, thiệt hại trung bình tới hơn 20,750 đô la Mỹ.
Lưu trữ, quản lý và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của công ty hay cá nhân là một quá trình phức tạp, có thể trở nên khó khăn hơn nữa khi mở rộng mạng lưới nhân sự. Với ngân sách hạn hẹp và không sẵn nhan viên IT thì việc xây dựng một hệ thống mạnh có thể còn khó khăn hơn nữa. ''
Dưới đây là các bước mà một doanh nghiệp nhỏ nên làm để duy trì một hệ thống quản lý tập tin tương thích, nhanh và mạnh.
1. Xác định nhu cầu và thiết lập kế hoạch
Làm việc với người ra quyết định của công ty để xác định xem nhu cầu truy cập và quản trị tập tin của Doanh nghiệp:
- Nhân viên kinh doanh có cần truy cập dữ liệu khi ở ngoài công ty không?
- Nhân viên chăm sóc khách hàng có thể duyệt toàn bộ hồ sơ khách hàng vào bất cứ lúc nào không?
- Xác định ai ở bộ phận nào truy cập dữ liệu nào? Và phát triển một kế hoạch cụ thể?
Kế hoạch quản lý tập tin nên bao gồm ai sẽ quản lý nội dung nào? chịu trách nhiệm thế nào cho việc sao lưu dữ liệu? Và ai có quyền truy cập những thông tin nhạy cảm nhất. Việc thiết lập kế hoạch sẽ giúp tìm ra giải pháp lưu trữ phù hợp nhất.
2. Thiết lập một máy lưu trữ tự mở rộng
Một hệ thống đi kèm thiết bị lưu trữ (NAS) là giải pháp đơn giản và chi phí phải chăng, cho phép người dùng chia sẻ và truy cập tập tin, phương tiện truyền thông từ nhiều máy tính và thiết bị. Thay vì nhiều dây nối lằng nhằng như các loại cáp USB, người dùng có thể truy cập dữ liệu qua đám mây cá nhân của doanh nghiệp thông qua hệ thống Wi-Fi và vẫn có thể sao lưu dữ liệu tại chỗ.
Ít nhất thì doanh nghiệp nên chọn ổ cứng có khả năng quản trị quyền truy cập và đặc quyền thư mục. Nhưng để tối ưu hóa đầu tư, doanh nghiệp nên tìm giải pháp ổ cứng có thể mở rộng về sau. Một số ổ cứng lưu trữ, như là ổ Red của WD được xây dựng từ cơ bản để có thể kết hợp dễ dàng, có như vậy doanh nghiệp mới phát triển, dễ dàng nâng cao số người dùng khi cần truy cập dữ liệu. Với ổ WD Red, nhân viên của công ty có thể chia sẻ tập tin một cách nhanh chóng và sao liệu dữ liệu một cách an toàn. WD Red cũng đi kèm phần mềm cho phép tích hợp liền mạch với cơ sở hạ tầng mạng hiện có.
Một hệ thống đi kèm thiết bị lưu trữ (NAS) là giải pháp đơn giản và chi phí phải chăng, cho phép người dùng chia sẻ và truy cập tập tin, phương tiện truyền thông từ nhiều máy tính và thiết bị.
3. Kích hoạt và quản lý truy cập của người dùng
Khi lưu trữ dữ liệu nhạy cảm của công ty, việc giới hạn an ninh và truy cập là vấn đề quan tâm chính. Triển khai một hệ thống lưu trữ cho phép doanh nghiệp cấp quyền truy cập cho những ai cần và hủy bỏ quyền của những ai không còn nhiệm vụ.
4. Xây dựng chiến lược đặt tin tập tin và cấu trúc thư mục
Giữ cho hệ thống lưu trữ tập trung được tổ chức mạch lạc, hạn chế khả năng thông tin không được quản lý hiệu quả. “Document A” và “Spreadsheet 3” là sẽ gây rất nhiều khó khăn khi cần tìm kiếm một tài liệu nào đó giữa hàng trăm văn bản. Hãy đặt tên cho các tập tin ngắn gọn nhưng phải rõ nghĩa.
Để có thể kiểm soát các tập tin này, hãy đề ngày và nguồn do ai tạo ra, điều này cho biết ai đã update văn bản vào lúc nào. Thư mục mô tả cũng sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp và team của mình có thể điều hướng nhanh chóng. Chỉ định thư mục nào chứa văn bản về tài chính, sales và hành chính dễ dàng tìm kiếm dữ liệu hơn.
Lưu trữ tập tin chỉ là một phần trong những mối quan tâm của doanh nghiệp trong quá trình phát triển, nhưng khi việc này được thực hiện đúng cách sẽ tiết kiệm doanh nghiệp hàng ngàn đô la và nhiều giờ làm việc.
Có rất nhiều yếu tố cần xem xét, nhưng nếu chịu dành thời gian để xác định nhu cầu và lập kế hoạch hành động cho công ty ngay bây giờ, cũng như là trong tương lai, doanh nghiệp sẽ có thêm thời gian để cân nhắc các lựa chọn và quyết định đúng đắn nhất có thể.
